Política de tratamiento de datos
Última actualización: 30 de septiembre de 2026
Este documento explica qué datos personales tratamos, de quién, para qué, con quién los compartimos, cuánto los conservamos y cómo ejercer sus derechos. Está redactado conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas colombianas sobre protección de datos personales. Si algo no queda claro, escríbanos antes de aceptarlo.
Quién es el responsable
El responsable del tratamiento es DiVincenzo Development LLC, sociedad constituida en los Estados Unidos de América, titular del servicio YaCuadra.
Para cualquier asunto relacionado con este documento —solicitudes sobre sus datos, dudas, quejas— escriba a privacy@yacuadra.com. Atendemos en español y respondemos por el mismo medio salvo que nos pida otro.
A quién se aplica
Se aplica a dos grupos de personas, y la relación con cada uno es distinta.
Las personas que usan el servicio: contadores y personal de la firma que contrata, y vendedores que contratan directamente. Respecto de ellas somos responsables del tratamiento.
Las personas cuyos datos aparecen en la información conciliada: los clientes vendedores de la firma y, cuando son personas físicas, ellas mismas. Respecto de esos datos la firma es la responsable y nosotros actuamos por cuenta suya, siguiendo sus instrucciones.
Datos personales que recabamos
De quien usa el servicio: nombre, correo electrónico, contraseña —que almacenamos cifrada con un algoritmo de derivación lenta, nunca en claro y nunca recuperable—, y la firma o empresa a la que pertenece.
De los clientes vendedores: nombre o razón social, NIT, régimen o responsabilidades fiscales, identificador de su cuenta en el marketplace, credenciales de sólo lectura para consultarla, los movimientos financieros del periodo —ventas, comisiones, fletes, publicidad, devoluciones, contracargos y retenciones— y los facturas electrónicas que los respaldan.
Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador, fecha y hora de acceso y las acciones realizadas dentro de la cuenta. Los usamos para operar el servicio, investigar incidentes y demostrar quién hizo qué, que es un requisito razonable en una herramienta que toca registros contables.
Lo que no recabamos, y conviene decirlo expresamente: no solicitamos ni almacenamos certificados de firma electrónica, claves ante la DIAN, credenciales bancarias ni datos de tarjetas de pago. No tratamos datos sensibles. No movemos dinero en ningún momento ni tenemos acceso a fondos de nadie.
Cómo los obtenemos
Directamente de usted, cuando crea la cuenta, configura un cliente o nos escribe.
Del marketplace y de la pasarela de pagos, mediante una autorización de sólo lectura que usted o su cliente otorgan y pueden revocar en cualquier momento desde la propia plataforma.
De los archivos que usted cargue, cuando prefiere entregarnos los reportes en lugar de conectar la cuenta.
Para qué los usamos
Finalidades necesarias, sin las cuales no podemos prestar el servicio: conciliar el depósito contra sus componentes; identificar, cuantificar y documentar diferencias; generar el asiento contable del periodo y su papel de trabajo; conservar el historial para que un periodo cerrado pueda reexpresarse cuando llega una devolución tardía; dar soporte; facturar y cobrar la suscripción; y cumplir obligaciones legales.
Finalidades adicionales, opcionales, a las que puede negarse sin que ello afecte el servicio ni su precio: mejorar el producto a partir de datos agregados que no identifican a ninguna persona ni a ningún cliente, y enviarle avisos sobre cambios y funciones nuevas.
Para negarse a las adicionales basta con decirlo en el correo indicado arriba. No usamos sus datos, ni los de sus clientes, para entrenar modelos de terceros.
Con quién los compartimos
No vendemos datos personales, no los cedemos para uso comercial ajeno y no los publicamos.
Los compartimos únicamente con proveedores que nos ayudan a operar, limitados a lo necesario para su función: la infraestructura donde corre el servicio, el proveedor de correo transaccional, el proveedor que aloja este sitio público y el procesador de pagos que cobra la suscripción.
Cada uno trata los datos por cuenta nuestra, bajo contrato, con obligación de confidencialidad y con el deber de devolverlos o eliminarlos al terminar la relación. No les permitimos usarlos para sus propios fines.
También podemos entregarlos cuando una autoridad competente lo requiera por escrito y conforme a derecho. Si la ley lo permite, se lo informaremos antes.
Transferencias internacionales
El responsable del tratamiento está constituido en los Estados Unidos de América, de modo que todo tratamiento de datos que se origine en Colombia implica una transferencia internacional. Al aceptar este documento usted la consiente.
Algunos de los proveedores que nos ayudan a operar también se encuentran fuera de Colombia.
Tanto nosotros como cada proveedor estamos obligados a tratar los datos únicamente conforme a las finalidades descritas aquí, a mantenerlos confidenciales, a aplicar medidas de seguridad equivalentes a las que exige la ley de su país y a devolverlos o eliminarlos al terminar la relación.
La legislación de Colombia sobre protección de datos sigue aplicando a este tratamiento, y nos sometemos a ella pese a estar constituidos en el extranjero.
Dónde se guardan los datos
El servicio corre sobre infraestructura propia, administrada por nosotros, no sobre un servicio en la nube de terceros. Los servidores se encuentran fuera de Colombia.
Si la ubicación de los servidores cambia, actualizaremos esta sección y se lo comunicaremos antes del traslado.
Cuánto tiempo los conservamos
Mientras la cuenta esté activa, conservamos la información conciliada del periodo y su papel de trabajo, porque un periodo cerrado puede tener que reexpresarse cuando llega una devolución o un contracargo tardío.
Al terminar la relación, puede exportar sus datos durante los 30 días siguientes. Transcurrido ese plazo eliminamos la información conciliada.
Conservamos por más tiempo únicamente lo que la ley nos obliga —registros contables y fiscales propios, comprobantes de la suscripción— y los registros de acceso necesarios para investigar incidentes de seguridad, que se eliminan cuando dejan de ser útiles para ese fin.
Cómo los protegemos
El tráfico viaja cifrado. Las contraseñas se almacenan derivadas y nunca en claro. El acceso a los sistemas de producción está limitado a quien lo necesita para su función y queda registrado.
La sesión se mantiene con una cookie firmada; si la firma no coincide, la sesión se descarta.
Ningún sistema es invulnerable. Si ocurriera una vulneración que afecte de forma significativa sus derechos, se lo comunicaremos sin dilación indebida, junto con lo que sabemos, lo que estamos haciendo y lo que le recomendamos hacer.
Decisiones automatizadas
El servicio compara cifras y señala diferencias de forma automática. Esas señales son eso: un renglón marcado para que una persona lo revise.
No tomamos decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre usted ni sobre sus clientes. Ningún resultado del sistema determina una obligación fiscal, aprueba o rechaza nada, ni sustituye el criterio del contador que firma.
Sus derechos como titular
Usted puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso que les hemos dado; revocar la autorización; y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
Envíe su solicitud a privacy@yacuadra.com indicando su nombre, un medio para responderle, los documentos que acrediten su identidad o la representación con que actúa, una descripción clara de los datos sobre los que ejerce el derecho y cualquier elemento que ayude a localizarlos.
Atenderemos las consultas en un plazo máximo de diez días hábiles, prorrogable por cinco más cuando no sea posible atenderlas antes. Los reclamos se atienden en quince días hábiles, prorrogables por ocho. En ambos casos le informaremos la razón de la prórroga y la fecha en que responderemos. El ejercicio de estos derechos es gratuito.
Si la solicitud se refiere a datos de un cliente de la firma, la trasladaremos a la firma responsable y se lo haremos saber, porque en ese caso la decisión le corresponde a ella.
Cómo revocar la autorización
Puede revocar en cualquier momento la autorización que nos haya otorgado, escribiendo al mismo correo. También puede retirar el acceso de sólo lectura desde la propia plataforma del marketplace, con efecto inmediato.
Tenga en cuenta que la revocación puede impedirnos seguir prestando el servicio, y que en ciertos casos la ley nos obliga a conservar determinada información pese a ella.
Cómo presentar una queja
Si considera que no hemos atendido correctamente su solicitud, puede acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Le agradeceremos que nos lo plantee primero a nosotros: en la mayoría de los casos se resuelve más rápido, y queremos saberlo. La queja ante la Superintendencia procede una vez agotado el trámite de reclamo ante nosotros.
Cookies y tecnologías de rastreo
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Menores de edad
El servicio está dirigido a profesionales y empresas. No está destinado a menores de edad y no recabamos sus datos a sabiendas. Si detectamos que hemos recibido datos de un menor sin la autorización que corresponda, los eliminaremos.
Cambios a este documento
Publicaremos cualquier cambio en esta misma página, con la fecha de actualización visible arriba.
Si el cambio afecta de manera sustancial cómo tratamos sus datos, se lo comunicaremos por correo con al menos 30 días de anticipación, para que pueda oponerse o cancelar antes de que entre en vigor.